Le Contexte
Le service comptabilité effectue en fin de mois une facture récapitulative
à destination de ses boutiques. Pour cela, ils se basent sur 3 listings
obtenus de l’outil de suivi de commandes :
- 1er Listing : commandes passées par le magasin (réapprovisionnement du stock)
- 2ème Listing : commandes livrées en magasin (click and collect)
- 3ème Listing : commandes passées par les clients en magasin (commande client depuis la boutique)
Le point de blocage
La comptabilité a mis en place un document Excel contenant un onglet par boutique et se charge ensuite de répartir chaque commande (des 3 listings) dans l’onglet approprié et ainsi produire les bons de commandes récapitulalifs pour chaque boutique.
Ceci représente plus de 3000 lignes de commandes
Au début, la réalisation de cette tâche était rapide au vu du faible nombre de points de vente. Depuis le nombre de boutique a fortement augmenté et cela nécessite
désormais beaucoup de temps.
Solution Envisagée par l’entreprise
Le temps nécessaire à la réalisation des bons de commandes n’est pas assez significatif pour être perçu comme un problème par la hiérarchie. Aucune solution n’est donc envisagée pour simplifier cette tâche qui nécessite beaucoup de rigueur et de patience mais qui n’est pourtant que de la recopie entre plusieurs documents.
Temps nécessaire pour effectuer cette tâche :
0.5 jour/mois soit 6 jours/an
Risques d’erreurs lors de la réalisation
Important
Solution construite ensemble
Nous sommes repartis du mode de fonctionnement du service comptabilité et avons imaginé une solution basée sur Excel. Grâce à un simple bouton, l’utilisateur sélectionne les listings qu’il souhaite intégrer au document Excel, ensuite notre programme se charge de lire chaque listing et de recopier les informations dans l’onglet approprié.
Lors de nos différents échanges, nous avons voulu savoir ce qui était fait ensuite des bons de commandes récapitulatifs (onglets). Nous nous sommes aperçus que chaque onglet est ensuite mis au format PDF pour être envoyé par e-mail à la boutique correspondante.
Fort de ce constat, nous avons intégré à la solution, la génération et l’envoi automatiques des PDF par e-mail à chaque boutique.
Temps nécessaire maintenant pour effectuer cette tâche :
2 minutes
Temps nécessaire pour développer la solution
3 jours
Risques d’erreurs lors de la réalisation
Très faible